Vi läser och hör många saker om IT och Webb. Om hur svårt det är att ha hand om det på egen hand.
Forrester Research har frågat ca 100 affärs- och it ansvariga vad som de upplever är mest jobbigt med företagets it-system.
Så här svarade de:
- Att deras IT som installeras och driftas av deras egna it-avdelningar var ett betydande affärsproblem
- Uppgraderingar var svåra att utföra och innebar oftast avbrott i den dagliga verksamheten och till höga kostnader.
- Systemen byggs och utformas som moduler och stödjer funktioner snarare än affärsprocesser. Processer spänner över flera funktioner eller avdelningar inom företaget och ofta även till partners.
- Applikationer förbättras ständigt men saknar ofta just det speciella som företaget behöver. Det innebär att anpassningar måste ske vilket kostar resurser och budget.
- Processförändringar hindras pga. stela system. Systemen är oftast byggda på ett sätt och anpassade efter just en kravbild som sattes samman innan eller under ett projekt. Processer inom företag är dock mer rörliga och förändras löpande och ett system blir snabbt inaktuellt om processer ändras.
Detta har vi redan vetat om och är förmodligen inget nytt på ett företag. Trots detta fortsätter man i samma bana med ett projekt med uppsatta mål, milstenar, krav (bör och skall) och allt annat som ryms inom projekthantering.
Projektledare tillsätts för att ha ansvar för att projektet (hela eller delar) ska genomföras i tid och under budget. Detta är naturligtvis viktigt men man glömmer det mest viktiga. Företaget är levande och förändras ständigt oavsiktligt eller avsiktligen. Med detta menar jag att man sitter inte som förr och vänder papper, stämplar dem och postar, utan med dagens snabba it-stöd och ständiga pågående projekt (stora som små) förändras saker snabbt.
Enda sättet att tackla detta är att helt tänka om vad gäller projekt, investeringar, processer, IT och självklart IT säkerhet.
Vad man bör göra är att skapa fler mindre projekt som tillsammans bygger upp ett stort, likt myror i en myrstack. Många som gör delar skapar tillsammans den stora fungerande massan.
Att skapa mindre projekt med fokus på sin process eller del av process, bygga samman med andra projekt och ha koordinatörer som sätter samman och skapar rapporter. Det är även viktigt att verksamheten fortsätter med sitt vanliga arbete och tar projektet ”när tid finns” och hela tiden kan fånga upp delar som är på väg i fel riktning eller behövs ändras/anpassas.
I detta hela måste säkerheten bakas in. Det går inte att bara definiera grundläggande säkerhet och skapa policies och annat. Det krävs att säkerheten delas upp och anpassas dels till de små projekten och även till den stora helheten. Det krävs även att den centrala säkerheten får vara med och bestämma och i flera nivåer.
Det händer ständigt i projekt att delar i ett projekt stannar upp för att man stöter på något man inte tänkte på och som leder till förseningar, ändringar av projektet och även en kostnad. Dessa projektförändringar innebär ofta stor belastning för projektledare och ansvariga för projektet.
Med detta menar jag inte att det bara är ett stort projekt som sätts samman och man inte delar upp det utan det jag menar är att man ser i fågelperspektiv ner på verksamheten, sätter samman projektet, budgeterar och projekterar. Därefter startar man upp, tillsätter resurser och arbetsplaner.
Sedan kör man på med projektledare.
Gammal beprövad metod som ibland fungerar men oftast inte.
Börja istället med att först se fågelperspektivet, budgetplanera, framtidssäkra. Därefter dela upp så det passar varje avdelning inom företaget och även partners man är beroende av.
Denna artikel fortsätter en annan dag ……
